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In diesem Artikel wird beschrieben, wie Unternehmen zu Organisationen zusammengefasst werden und wie solche Organisationen in Ajax PRO Desktop funktionieren.
Übersicht
Eine Organisation ist eine Struktur, die mehrere Unternehmen zu einer Einheit zusammenfasst. Sie besteht aus einer Zentrale (dem Stammunternehmen) und mehreren Tochtergesellschaften (Einheiten).
Organisationen ermöglichen eine flexiblere, zentralisierte Objektverwaltung, da den Mitarbeitern des Stammunternehmens Zugriffsrechte für jedes beliebige Objekt innerhalb der Organisation zugewiesen werden können.
Die Funktionsweise von Organisationen ist in den Ajax Apps ab den folgenden Versionen verfügbar:
- Ajax PRO Desktop 5.XX (Windows/macOS)
Grundprinzipien
Organisationen in Ajax PRO Desktop funktionieren nach den unten beschriebenen Prinzipien.
Struktur
- Eine Organisation besteht aus einem einzigen Stammunternehmen (Zentrale) und mehreren Einheiten (Tochtergesellschaften).
- Das Stammunternehmen kann bis zu 50 Einheiten umfassen. Limit-Erhöhungen sind auf Anfrage beim technischen Support von Ajax möglich.
- Jedes Unternehmen kann nur Teil einer einzigen Organisation sein.
- Eine Organisation verfügt über eine zweistufige Hierarchie: das Stammunternehmen auf der ersten Ebene und die Einheiten auf der zweiten Ebene. Eine dritte oder weitere untere Ebenen stehen nicht zur Verfügung. Das bedeutet, dass eine Einheit des Stammunternehmens keine eigenen Tochtergesellschaften haben kann.
- Jedes Unternehmen, das keiner Organisation angehört oder eine Organisation verlassen hat, kann zum Stammunternehmen oder zu einer Einheit werden.
- Wenn ein Unternehmen das Stammunternehmen einer Organisation ist, kann es nicht zur Einheit einer anderen Organisation werden. Dafür muss das Unternehmen die bisherige Organisation erst verlassen.
- Wenn ein Unternehmen eine Einheit innerhalb einer Organisation ist, kann es weder zu einer Einheit einer anderen Organisation noch zum Stammunternehmen werden. Dafür muss das Unternehmen die bisherige Organisation erst verlassen.
Abhängigkeiten der Unternehmensdienstleistungen
- Die vom Stammunternehmen angebotenen Dienstleistungen, wie z. B. Alarmüberwachung, Installation und Wartung oder beides, müssen mit den Dienstleistungen aller Einheiten innerhalb der Organisation kompatibel sein. Wenn das Stammunternehmen beispielsweise beide Dienstleistungen anbietet, können Einheiten mit beliebigen Dienstleistungstypen wie Alarmüberwachung, Installation und Wartung oder beides Teil dieser Organisation sein. Wenn das Stammunternehmen hingegen nur Installation und Wartung anbietet, können ihm auch nur Einheiten beitreten, die ausschließlich Installation und Wartung anbieten.
- Das Stammunternehmen kann keine Einheiten einladen, deren angebotene Dienstleistungen nicht kompatibel sind.
- Eine Einheit kann eine Einladung des Stammunternehmens nicht annehmen, wenn die Dienstleistungen nicht mehr übereinstimmen. Dieser Fall kann eintreten, wenn die Dienstleistungen nach dem Versenden der Einladung geändert wurden.
- Das Stammunternehmen kann seine angebotenen Dienstleistungen nicht ändern, wenn diese Änderung zu Unstimmigkeiten mit den Dienstleistungen der Einheiten führen würde.
- Eine Einheit kann ihre angebotenen Dienstleistungen nicht ändern, wenn dies zu Unstimmigkeiten mit den Dienstleistungen des Stammunternehmens führen würde.
- Wenn das Stammunternehmen sowohl Alarmüberwachung als auch Installation und Wartung anbietet und eine Einheit stellt zunächst nur einen dieser Dienstleistungstypen bereit, kann die Einheit das Angebot auf beide Dienstleistungen erweitern. Nach dieser Änderung kann die Einheit aufgrund von Systembeschränkungen jedoch nicht mehr zu nur einem Dienstleistungstyp zurückkehren. Für ein solches Zurücksetzen muss die Einheit die Organisation zuerst verlassen.
Löschen eines Unternehmens
- Wenn ein Unternehmen Teil einer Organisation ist – sei es als Stammunternehmen oder als Einheit –, kann es nicht gelöscht werden. Das Unternehmen muss die Organisation zuerst verlassen, bevor es gelöscht werden kann.
Transparenz für Endnutzer
Da das Stammunternehmen Zugriffsrechte auf die Objekte seiner Einheiten besitzt, stellt das System sicher, dass Endnutzer stets informiert sind, wenn ein Unternehmen als Einheit in eine Organisation eingebunden ist. Das System benachrichtigt die Endnutzer ebenfalls, wenn ein dem Objekt (dem Space des Benutzers) hinzugefügtes Unternehmen zu einer Tochtergesellschaft wird oder die Organisation verlässt.
Alle Unternehmen innerhalb einer Organisation sind in den Ajax Apps mit dem Hinweis „Einheit in Organisation“ gekennzeichnet. Weitere Informationen zum Stammunternehmen finden Sie auf der Informationsseite der jeweiligen Einheit.
Das System benachrichtigt Endnutzer über die folgenden Ereignisse:
- Ein Überwachungs- oder Installationsunternehmen, das Dienstleistungen für ein Objekt erbringt, wird zu einer Einheit in der Organisation. Das Stammunternehmen und seine Mitarbeiter erhalten ebenfalls Zugriff auf das Objekt.
- Ein Überwachungs- oder Installationsunternehmen, das eine Einheit der Organisation ist, beginnt mit der Erbringung von Dienstleistungen für das Objekt. Das Stammunternehmen und seine Mitarbeiter erhalten ebenfalls Zugriff auf das Objekt.
- Ein Überwachungs- oder Installationsunternehmen, das Dienstleistungen für ein Objekt erbringt, verlässt die Organisation. Das Stammunternehmen und seine Mitarbeiter haben keinen Zugriff mehr auf das Objekt.
Organisationsverwaltung
Die Organisationsverwaltung erfolgt im Menü Organisation in Ajax PRO Desktop. Dieses Menü ist nur für die Rollen Firmeninhaber verfügbar. Im Menü haben Firmeninhaber folgende Möglichkeiten:
Als Eigentümer des Stammunternehmens:
Einladungen an Unternehmen senden, der Organisation als Einheit beizutreten
Die Liste der eingeladenen Einheiten einsehen
Einladungen widerrufen, die von den Einheiten noch nicht angenommen oder abgelehnt wurden
Die Liste der Unternehmen einsehen, die der Organisation als Einheiten beigetreten sind
Eine Löschanfrage an Einheiten senden, um die Organisation zu verlassen
Löschanfragen widerrufen, die von den Einheiten noch nicht angenommen oder abgelehnt wurden
Als Eigentümer einer Einheit:
Die Liste der Einladungen zum Beitritt zur Organisation als Einheit einsehen
Einladungen annehmen oder ablehnen
Informationen über das Stammunternehmen einsehen
Eine Löschanfrage zum Verlassen der Organisation bestätigen
So öffnen Sie das Menü Organisation in Ajax PRO Desktop:
- Melden Sie sich mit einem Firmeninhaberkonto in der App an.
- Wählen Sie in der Navigationsleiste Unternehmen aus.
- Wählen Sie im Navigationsmenü Organisation aus.
Hinzufügen einer Einheit zu einer Organisation
Um eine Einheit zu einer Organisation hinzuzufügen, muss das Stammunternehmen eine Einladung an die Einheit senden und die Einheit muss diese akzeptieren.
Um eine Einladung vom Stammunternehmen aus zu versenden, gehen Sie in Ajax PRO Desktop wie folgt vor:
- Wählen Sie in der Navigationsleiste Unternehmen und gehen Sie zu Organisation.
- Klicken Sie auf Einheit einladen.
- Geben Sie den Firmennamen oder die E-Mail-Adresse in das Suchfeld ein.
- Wählen Sie das erforderliche Unternehmen aus der Liste aus.
- Klicken Sie auf Einheit einladen, um eine Einladung zu versenden.
Das Stammunternehmen kann eine Einladung widerrufen, indem es unter den detaillierten Informationen der Einheit auf Einladung abbrechen klickt.
So bearbeiten Sie eine Einladung auf der Geräteseite in Ajax PRO Desktop:
- Wählen Sie in der Navigationsleiste Unternehmen und gehen Sie zu Organisation.
- Wählen Sie die erforderliche Einladung aus der Liste aus.
- Klicken Sie auf Organisation beitreten, um die Einladung anzunehmen, oder klicken Sie auf Einladung ablehnen, um sie abzulehnen.
Eine Einheit kann maximal 10 ausstehende Einladungen gleichzeitig haben. Um eine neue Einladung zu erhalten, muss die Einheit mindestens eine ausstehende Einladung ablehnen.
Entfernen einer Einheit aus einer Organisation
Um eine Einheit aus einer Organisation zu entfernen, muss das Stammunternehmen eine Löschanfrage an die Einheit senden, und die Einheit muss diese bestätigen.
Um eine Löschanfrage vom Stammunternehmen aus zu senden, gehen Sie in Ajax PRO Desktop wie folgt vor:
- Wählen Sie in der Navigationsleiste Unternehmen und gehen Sie zu Organisation.
- Wählen Sie die gewünschte Einheit aus der Liste aus.
- Klicken Sie auf Aus Organisation entfernen, und klicken Sie dann auf Entfernen, um das Senden der Löschanfrage zu bestätigen.
Das Stammunternehmen kann eine Löschanfrage widerrufen, indem es unter den detaillierten Informationen der Einheit auf Löschanfrage abbrechen klickt.
Um eine Löschanfrage auf der Seite der Einheit in Ajax PRO Desktop zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie in der Navigationsleiste Unternehmen und gehen Sie zu Organisation.
- Klicken Sie auf Entfernung bestätigen und dann auf Organisation verlassen, um das Verlassen der Organisation zu bestätigen.
Falls eine Löschanfrage versehentlich gesendet wurde, kontaktieren Sie das Stammunternehmen, um die Details zu klären.
Mitarbeiterverwaltung
Eine Organisation ermöglicht es, Mitarbeiter des Stammunternehmens mehreren Einheiten zuzuordnen. Dadurch können Mitarbeiter von einem einzigen Ort aus auf alle ihnen zugewiesenen Unternehmen und deren Objekte zugreifen und diese verwalten, ohne zwischen den Unternehmen wechseln zu müssen.
Nur Angestellte des Stammunternehmens mit administrativen Rechten können andere Angestellte des Stammunternehmens den Einheiten zuweisen. Das Recht zur Mitarbeiterzuweisung ist wie folgt auf die einzelnen Rollen verteilt:
- Firmeninhaber kann Mitarbeiter mit beliebiger Rolle jeder Einheit zuweisen.
- Leiter des Installationsteams kann nur Mitarbeiter mit der Rolle Installateur den Einheiten zuweisen, denen der Leiter des Installationsteams zugeordnet ist.
- Leiter des Betreiberteams kann nur Mitarbeiter mit der Rolle Betreiber den Einheiten zuweisen, denen der Leiter des Betreiberteams zugewiesen ist.
- Leitender NSL-Techniker kann nur Mitarbeiter mit der Rolle Techniker den Einheiten zuweisen, denen der Leitende NSL-Techniker zugewiesen ist.
Das System erlaubt es nicht, einen Mitarbeiter einer Einheit zuzuweisen, wenn die Rolle des Mitarbeiters nicht mit dem Service übereinstimmt, den die Einheit für ihre Objekte bereitstellt. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter mit der Rolle Leiter des Installationsteams oder Installateur keiner Einheit zugewiesen werden, die ausschließlich Alarmüberwachung anbietet.
Um einen Mitarbeiter in Ajax PRO Desktop einer Einheit zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie in der Navigationsleiste Unternehmen aus und gehen Sie zu Mitarbeiter.
- Suchen Sie den benötigten Mitarbeiter in der Liste.
- Klicken Sie auf
und wählen Sie Zugewiesene Einheiten aus.
- Klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf Zur Einheit zuweisen oder Bearbeiten.
- Wählen Sie die erforderlichen Einheiten aus.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Einheiten zuzuweisen.
Wenn ein neuer Mitarbeiter in das Stammunternehmen aufgenommen wird, ermöglicht das System die Zuordnung zu den erforderlichen Einheiten während des Aufnahmeprozesses.
Sobald ein Mitarbeiter einer Einheit zugeordnet ist, behält er dieselbe(n) Rolle(n) wie im Stammunternehmen. Die Zugriffsrechte der zugewiesenen Mitarbeiter auf die Objekte der Einheit werden in den Zugriffsrechtseinstellungen der Einheit festgelegt.
Wenn sich die Rolle eines Mitarbeiters ändert, beendet das System alle seine Sitzungen in Ajax PRO Apps. Der Mitarbeiter muss sich erneut anmelden, damit die neue(n) Rolle(n) wirksam wird/werden.
Ein Mitarbeiter, der einer Einheit zugewiesen ist, kann die vollständige Liste der Objekte der Einheit einsehen, diese durchsuchen und filtern sowie jedes Objekt gemäß seinen Zugriffsrechten in der jeweiligen Einheit verwalten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Objektverwaltung.
Jede Einheit verfügt über zwei Mitarbeiterlisten im Menü Mitarbeiter in Ajax PRO Desktop. Auf der Registerkarte Ihre Mitarbeiter werden die Mitarbeiter der Einheit angezeigt, während auf der Registerkarte Mitarbeiter des Stammunternehmens die dieser Einheit zugeordneten Mitarbeiter angezeigt werden. Auf der Registerkarte Mitarbeiter des Stammunternehmens werden die Mitarbeiter im Nur-Lese-Modus angezeigt, da sie vom Stammunternehmen verwaltet werden.
Eine Einheit kann einen neuen Mitarbeiter auf Einheitsebene hinzufügen, auch wenn der Mitarbeiter bereits dem Stammunternehmen hinzugefügt und der Einheit zugeordnet wurde. In diesem Fall kann der Mitarbeiter zwischen dem Stammunternehmen und der Einheit wechseln. Der Mitarbeiter wird in beiden Listen angezeigt – Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiter des Stammunternehmens – im Menü Mitarbeiter.
Objektverwaltung
Eine Organisation ermöglicht die zentrale Objektverwaltung über mehrere Einheiten hinweg. Die Mitarbeiter des Stammunternehmens können die vollständige Liste aller Objekte der Einheiten einsehen, diese durchsuchen und filtern sowie jedes Objekt entsprechend ihren Zugriffsrechten in der jeweiligen Einheit verwalten. Beachten Sie, dass die Mitarbeiter des Stammunternehmens nur auf die Objekte der Einheiten zugreifen können, denen sie zugeordnet sind.
Objekte sind in der Registerkarte Objekte in Ajax PRO Desktop verfügbar. Die Spalte Verwaltet von Einheit zeigt an, zu welchem Unternehmen das Objekt gehört.