Organización en Ajax PRO Desktop

En este artículo se describe cómo las empresas se agrupan en organizaciones y cómo funcionan dichas organizaciones en Ajax PRO Desktop.

Descripción general

Una organización es una entidad que reúne a múltiples empresas en una única estructura. Cuenta con una sede central (la empresa principal) y múltiples filiales (unidades).

Las organizaciones proporcionan una gestión de objetos más flexible y centralizada, al permitir que los permisos de acceso se distribuyan entre los empleados de la empresa principal para cualquier objeto dentro de la organización.

Las funciones de organización están disponibles en las apps Ajax de las siguientes versiones o posteriores:

• Ajax PRO Desktop 5.XX (Windows/macOS)

Principios clave

Las organizaciones en Ajax PRO Desktop funcionan según los principios que se describen a continuación.

Estructura

• Una organización está formada por una única empresa principal (sede) y múltiples unidades (empresas filiales).
• La empresa principal puede tener hasta 50 unidades. No obstante, este límite puede ampliarse previa solicitud al soporte técnico de Ajax.
• Cada empresa solo puede formar parte de una única organización.
• Una organización tiene una jerarquía de dos niveles: la empresa principal en el primer nivel y las unidades en el segundo nivel. No existe un tercer nivel ni niveles inferiores. Esto significa que la unidad de la empresa principal no puede tener sus propias filiales.
• Cualquier empresa que no forme parte de una organización o que haya abandonado una organización puede convertirse en empresa principal o en unidad.
• Si una empresa es la empresa principal de una organización, no puede convertirse en una unidad de otra organización. La empresa debe abandonar primero la organización para realizar este cambio.
• Si una empresa es una unidad de una organización, no puede convertirse en unidad de otra organización ni en empresa principal. La empresa debe abandonar primero la organización para realizar este cambio.

Dependencias del tipo de servicio de la empresa

• Los servicios prestados por la empresa principal, como la Monitorización de alarmas, la Instalación y el mantenimiento, o ambos, deben coincidir con los servicios prestados por todas las unidades de la organización. Por ejemplo, si la empresa principal presta ambos servicios, las unidades que presten cualquier tipo de servicio —como la Monitorización de alarmas, la Instalación y el mantenimiento, o ambos— pueden formar parte de dicha empresa. Si la empresa principal solo presta servicios de Instalación y mantenimiento, solo las unidades que presten servicios de Instalación y mantenimiento pueden formar parte de dicha empresa.
• La empresa principal no puede invitar a unidades si los servicios que estas prestan no coinciden.
• Una unidad no puede aceptar una invitación de la empresa principal si los servicios que presta no coinciden. Esta situación puede ocurrir si los servicios se modificaron después de enviar la invitación.
• La empresa principal no puede modificar los servicios que presta si dicho cambio genera una discrepancia con los servicios que prestan las unidades.
• Una unidad no puede modificar los servicios que presta si dicho cambio genera una discrepancia con los servicios que presta la empresa principal.
• Si la empresa principal presta tanto servicios de Monitorización de alarmas como de Instalación y mantenimiento, y una unidad solo presta un tipo de servicio, la unidad puede empezar a prestar ambos servicios. Sin embargo, tras este cambio, la unidad no puede volver a prestar solo un servicio debido a restricciones del sistema. La unidad debe abandonar la organización para realizar dicho cambio.

Eliminación de una empresa

• Si una empresa forma parte de una organización, ya sea como empresa principal o como unidad, no se puede eliminar. La empresa debe abandonar primero la organización para poder ser eliminada.

Sensibilización del usuario final

Dado que la empresa principal tiene permisos de acceso a los objetos de sus unidades, el sistema garantiza que los usuarios finales estén siempre informados cuando una empresa forma parte de una organización como unidad. El sistema también notifica a los usuarios finales cuando una empresa que se ha añadido al objeto (espacio del usuario) se convierte en una filial o abandona la organización.

Todas las empresas de una organización tienen la etiqueta «Unidad de la organización» en las apps Ajax. En la página de información de la unidad se puede consultar más información sobre la empresa principal.

El sistema notifica a los usuarios finales los siguientes eventos:

• Una empresa de monitorización o de instalación que presta servicios a un objeto se convierte en una unidad de la organización. La empresa principal y sus empleados también pueden acceder al objeto.
• Una empresa de monitorización o de instalación que es una unidad de la organización comienza a prestar servicios al objeto. La empresa principal y sus empleados también pueden acceder al objeto.
• Una empresa de monitorización o de instalación que presta servicios a un objeto abandona la organización. La empresa principal y sus empleados ya no pueden acceder al objeto.

Gestión de la organización

La gestión de la organización se realiza en el menú Organización en Ajax PRO Desktop. Este menú solo está disponible para los roles de Propietario de la empresa. En el menú, los propietarios de la empresa pueden realizar las siguientes acciones:

• Como propietario de la empresa principal:

  • Enviar invitaciones a otras empresas para que se unan a la organización como unidad

  • Ver la lista de unidades invitadas

  • Revocar las invitaciones que las unidades aún no hayan aceptado o rechazado

  • Ver la lista de empresas que se han unido a la organización como unidades

  • Enviar una solicitud de baja a las unidades para que abandonen la organización

  • Revocar las solicitudes de baja que las unidades aún no hayan aceptado o rechazado

• Como propietario de una unidad:

  • Ver la lista de invitaciones para unirse a la organización como unidad

  • Aceptar o rechazar invitaciones

  • Ver información sobre la empresa principal

  • Confirmar una solicitud de baja para abandonar la organización

Para abrir el menú Organización, en Ajax PRO Desktop:

1. Inicie sesión en la app con una cuenta de propietario de empresa.
2. Seleccione Empresa en la barra de navegación.
3. Seleccione Organización en el menú de navegación.

Añadir una unidad a una organización

Para añadir una unidad a una organización, la empresa principal debe enviar una invitación a la unidad, y esta debe aceptarla.

Para enviar una invitación desde la empresa principal, en Ajax PRO Desktop:

1. Seleccione Empresa en la barra de navegación y vaya a Organización.
2. Haga clic en Invitar unidad.
3. Introduzca el nombre de la empresa o su dirección de correo electrónico en el campo de búsqueda.
4. Seleccione la empresa deseada de la lista.
5. Haga clic en Invitar unidad para enviar una invitación.

Para gestionar una invitación desde la unidad, en Ajax PRO Desktop:

1. Seleccione Empresa en la barra de navegación y vaya a Organización.
2. Seleccione la invitación deseada de la lista.
3. Haga clic en Unirse a la organización para aceptar la invitación o en Rechazar invitación para rechazarla.

Eliminar una unidad de una organización

Para eliminar una unidad de una organización, la empresa principal debe enviar una solicitud de baja a la unidad, y esta debe confirmarla.

Para enviar una solicitud de baja desde la empresa principal, en Ajax PRO Desktop:

1. Seleccione Empresa en la barra de navegación y vaya a Organización.
2. Seleccione la unidad deseada de la lista.
3. Haga clic en Eliminar de la organización, luego haga clic en Eliminar para confirmar el envío de la solicitud de baja.

Para gestionar una solicitud de baja desde la unidad, en Ajax PRO Desktop:

1. Seleccione Empresa en la barra de navegación y vaya a Organización.
2. Haga clic en Confirmar baja, luego haga clic en Abandonar la organización para confirmar que abandona la organización.

Si se ha enviado una solicitud de baja por error, póngase en contacto con la empresa principal para aclarar los detalles.

Gestión de empleados

Una organización permite asignar a los empleados de la empresa principal a múltiples unidades. Esto permite a los empleados acceder y gestionar todas las empresas asignadas y sus objetos desde un único lugar sin tener que cambiar de empresa.

Solo los empleados de la empresa principal con derechos administrativos pueden asignar a otros empleados de la empresa principal a las unidades. El derecho a asignar empleados se distribuye entre los roles de la siguiente manera:

• Propietario de la empresa: puede asignar a empleados con cualquier rol a cualquier unidad.
• Jefe de instaladores: solo puede asignar a empleados con el rol de Instalador a las unidades a las que está asignado el Jefe de instaladores.
• Jefe de operadores: solo puede asignar a empleados con el rol de Operador a las unidades a las que está asignado el Jefe de operadores.
• Ingeniero Senior de CRA: solo puede asignar a empleados con el rol de Ingeniero a las unidades a las que está asignado el Ingeniero Senior de CRA.

Para asignar a un empleado a una unidad, en Ajax PRO Desktop:

1. Seleccione Empresa en la barra de navegación y vaya a Empleados.
2. Busque al empleado necesario en la lista.
3. Haga clic en y seleccione Unidades asignadas.
4. Haga clic en Asignar a unidad o Editar en la ventana que se abre.
5. Seleccione las unidades necesarias.
6. Haga clic en Guardar para asignar las unidades.

Cuando se añade un nuevo empleado a la empresa principal, el sistema permite asignarlo a las unidades deseadas durante el proceso de alta.

Una vez que un empleado está asignado a una unidad, conserva los mismos roles que en la empresa principal. Los permisos de acceso a los objetos de la unidad para los empleados asignados se definen en los parámetros de Permisos de acceso de la unidad.

Un empleado asignado a una unidad puede ver la lista completa de los objetos de la unidad, buscarlos y filtrarlos, y gestionar cada objeto según sus permisos de acceso en la unidad correspondiente. Para más información, consulte la sección Gestión de objetos.

Cada unidad cuenta con dos listas de empleados en el menú Empleados en Ajax PRO Desktop. La pestaña Sus empleados muestra a los empleados de la unidad, mientras que la pestaña Empleados de la empresa principal muestra a los empleados asignados a esta unidad. La pestaña Empleados de la empresa principal muestra a los empleados en modo de solo lectura, ya que los gestiona la empresa principal.

Una unidad puede añadir a un nuevo empleado a nivel de unidad, incluso si dicho empleado ya ha sido añadido a la empresa principal y asignado a la unidad. En este caso, el empleado puede cambiar entre la empresa principal y la unidad. El empleado aparecerá en ambas listas —Sus empleados y Empleados de la empresa principal— en el menú Empleados.

Gestión de objetos

Una organización permite la gestión centralizada de objetos en múltiples unidades. Los empleados de la empresa principal pueden ver la lista completa de los objetos de todas las unidades, buscarlos y filtrarlos, y gestionar cada objeto según sus permisos de acceso en la unidad correspondiente. Tenga en cuenta que los empleados de la empresa principal solo pueden acceder a los objetos de las unidades a las que están asignados.

Los objetos están disponibles en la pestaña Objetos en Ajax PRO Desktop. La columna Gestionado por la unidad muestra a qué empresa pertenece el objeto.