Organisation dans Ajax PRO Desktop

Cet article décrit comment les entreprises sont regroupées en organisations et comment ces organisations fonctionnent dans Ajax PRO Desktop.

Aperçu

Une organisation est une entité qui réunit plusieurs entreprises au sein d'une structure unique. Elle dispose d'un siège social (l'entreprise principale) et de plusieurs filiales (entreprises membres).

Les organisations facilitent la gestion centralisée des équipements en permettant d'attribuer aux employés de l'entreprise principale les droits d'accès pour n'importe quel site au sein de l'organisation.

Les fonctionnalités d'organisation sont disponibles dans les applications Ajax des versions suivantes ou plus récentes :

• Ajax PRO Desktop 5.XX (Windows/macOS)

Principes clés

Les organisations dans Ajax PRO Desktop fonctionnent selon les principes décrits ci-dessous.

Structure

• Une organisation se compose d'une seule entreprise principale (siège central) et de plusieurs entreprises membres (unités).
• L'entreprise principale peut posséder jusqu'à 50 unités. Toutefois, cette limite peut être augmentée en faisant une demande à l'assistance technique Ajax.
• Chaque entreprise ne peut faire partie que d'une seule organisation.
• Une organisation possède une hiérarchie à deux niveaux : l'entreprise principale au premier niveau et les entreprises membres au second niveau. Un troisième niveau ou un niveau inférieur n'est pas disponible. Cela signifie que l'entreprise membre de l'entreprise principale ne peut pas avoir ses propres filiales.
• Toute entreprise qui ne fait pas partie d'une organisation ou qui a quitté une organisation peut devenir une entreprise principale ou une entreprise membre.
• Si une entreprise est l'entreprise principale au sein d'une organisation, elle ne peut pas devenir une entreprise membre d'une autre organisation. L'entreprise doit d'abord quitter l'organisation pour effectuer cette modification.
• Si une entreprise est une entreprise membre au sein d'une organisation, elle ne peut pas devenir une entreprise membre dans une autre organisation ou une entreprise principale. L'entreprise doit d'abord quitter l'organisation pour effectuer cette modification.

Dépendances selon le type de services proposés par l'entreprise

• Les services fournis par l'entreprise principale, tels que la Surveillance des alarmes, l'Installation et la maintenance, ou les deux, doivent correspondre aux services fournis par toutes les entreprises membres au sein de l'organisation. Par exemple, si l'entreprise principale fournit les deux services, les unités qui fournissent n'importe quel type de service, tel que Surveillance des alarmes, Installation et maintenance, ou les deux, peuvent faire partie d'une telle entreprise. Si l'entreprise principale propose uniquement le service Installation et maintenance, seules les entreprises membres offrant également Installation et maintenance peuvent faire partie d'une telle entreprise.
• L'entreprise principale ne peut pas inviter d'entreprises membres si les services qu'elles fournissent ne correspondent pas.
• Une entreprise membre ne peut pas accepter une invitation de l'entreprise principale si les services qu'elle fournit ne correspondent pas. Cette situation peut se produire si les services ont été modifiés après l'envoi de l'invitation.
• L'entreprise principale ne peut pas modifier les services qu'elle fournit si ce changement entraîne une incompatibilité avec les services fournis par les entreprises membres.
• Une entreprise membre ne peut pas changer ses services si cette modification crée une incohérence avec les services proposés par l'entreprise principale.
• Si l'entreprise principale fournit à la fois des services de Surveillance des alarmes et des services d'Installation et maintenance, et qu'une entreprise membre ne fournit qu'un seul type de service, l'entreprise membre peut commencer à fournir les deux services. Toutefois, suite à cette modification, l'entreprise membre ne peut plus revenir à la fourniture d'un seul service en raison de restrictions système. L'entreprise membre doit quitter l'organisation pour effectuer une telle restauration.

Suppression de l'entreprise

• Si une entreprise fait partie d'une organisation, que ce soit en tant qu'entreprise principale ou en tant qu'entreprise membre, elle ne peut pas être supprimée. L'entreprise doit d'abord quitter l'organisation avant de pouvoir être supprimée.

Sensibilisation des utilisateurs finaux

Parce que l'entreprise principale dispose des droits d'accès aux sites de ses entreprises membres, le système garantit que les utilisateurs finaux sont toujours informés lorsqu'une entreprise est une entreprise membre au sein d'une organisation. Le système informe également les utilisateurs finaux lorsqu'une entreprise ajoutée au site (espace de l'utilisateur) devient une entreprise membre ou quitte l'organisation.

Toutes les entreprises au sein d'une organisation portent le libellé « Entreprise membre » dans les applications Ajax. Plus d'informations sur l'entreprise principale sont disponibles sur la page d'informations de l'entreprise membre.

Le système informe les utilisateurs finaux des événements suivants :

• Une entreprise de télésurveillance ou d'installation qui fournit des services pour un site devient une entreprise membre au sein de l'organisation. L'entreprise principale et ses employés peuvent également accéder au site.
• Une entreprise de télésurveillance ou d'installation qui est une entreprise membre de l'organisation commence à fournir des services au site. L'entreprise principale et ses employés peuvent également accéder au site.
• Une entreprise de télésurveillance ou d'installation qui fournit des services pour un site quitte l'organisation. L'entreprise principale et ses employés ne peuvent plus accéder au site.

Gestion de l'organisation

La gestion de l'organisation s'effectue dans le menu Organisation dans Ajax PRO Desktop. Ce menu est disponible uniquement pour les rôles de Propriétaire de l'entreprise. Dans le menu, les propriétaires d'entreprise peuvent effectuer les actions suivantes :

• En tant que propriétaire de l'entreprise principale il est possible de :

  • Envoyer des invitations aux entreprises pour rejoindre l'organisation en tant qu'entreprise membre

  • Voir la liste des entreprises membres invitées

  • Révoquer les invitations que les entreprises membres n'ont pas encore acceptées ou refusées

  • Consulter la liste des entreprises ayant rejoint l'organisation en tant qu'entreprises membres

  • Envoyer une demande de suppression aux entreprises membres concernées afin qu'elles quittent l'organisation

  • Révoquer les demandes de suppression que les entreprises membres n'ont pas encore acceptées ou refusées

• En tant que propriétaire d'une entreprise membre il est possible de :

  • Voir la liste des invitations à rejoindre l'organisation en tant qu'entreprise membre

  • Accepter ou refuser les invitations

  • Voir les informations sur l'entreprise principale

  • Confirmer une demande de suppression pour quitter l'organisation

Pour ouvrir le menu Organisation, dans Ajax PRO Desktop :

1. Connectez-vous à l'application avec un compte de propriétaire d'entreprise.
2. Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation.
3. Sélectionnez Organisation dans le menu de navigation.

Ajout d'une entreprise membre à une organisation

Pour ajouter une entreprise membre à une organisation, l'entreprise principale doit envoyer une invitation à l'entreprise membre et l'entreprise membre doit l'accepter.

Pour envoyer une invitation depuis l'entreprise principale, dans Ajax PRO Desktop :

1. Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation et accédez à Organisation.
2. Cliquez sur Inviter une entreprise membre.
3. Saisissez le nom de l'entreprise ou son adresse e-mail dans le champ de recherche.
4. Sélectionnez l'entreprise requise dans la liste.
5. Cliquez sur Inviter une entreprise membre pour envoyer une invitation.

Pour accepter ou refuser une invitation du côté de l'entreprise membre, dans Ajax PRO Desktop :

1. Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation et accédez à Organisation.
2. Sélectionnez l'invitation requise dans la liste.
3. Cliquez sur Rejoindre l'organisation pour accepter l'invitation ou cliquez sur Refuser l'invitation pour la rejeter.

Suppression d'une entreprise membre d'une organisation

Pour retirer une entreprise membre d'une organisation, l'entreprise principale doit envoyer une demande de retrait à l'entreprise membre, et celle-ci doit la confirmer.

Pour envoyer une demande de suppression depuis l'entreprise principale, dans Ajax PRO Desktop :

1. Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation et accédez à Organisation.
2. Sélectionnez l'entreprise membre requise de la liste.
3. Cliquez sur Retirer de l'organisation, puis sur Retirer pour confirmer l'envoi de la demande de suppression.

Pour traiter une demande de retrait du côté de l'entreprise membre, dans Ajax PRO Desktop :

1. Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation et accédez à Organisation.
2. Cliquez sur Confirmer la suppression, puis cliquez sur Quitter l'organisation pour confirmer le départ de l'organisation.

Si une demande de suppression a été envoyée par erreur, contactez l'entreprise principale pour clarifier les détails.

Gestion des employés

Une organisation permet d'affecter des employés de l'entreprise principale à plusieurs entreprises membres. Cela permet aux employés d'accéder à toutes les entreprises qui leur ont été attribuées et à leurs sites, et de les gérer à partir d'un seul et même endroit, sans avoir à passer d'une société à l'autre.

Seuls les employés de l'entreprise principale disposant de droits d'administration peuvent affecter d'autres employés de l'entreprise principale aux entreprises membres. Le droit d'attribuer des employés est réparti entre les rôles de la manière suivante :

• Propriétaire d'entreprise – peut attribuer des employés avec n'importe quel rôle à n'importe quelle entreprise membre.
• Chef des installateurs – peut attribuer uniquement des employés ayant le rôle d'Installateur aux entreprises membres auxquelles le Chef des installateurs est attribué.
• Chef des opérateurs – peut attribuer uniquement des employés ayant le rôle d'Opérateur aux entreprises membres auxquelles le Chef des opérateurs est attribué.
• Ingénieur senior – peut attribuer uniquement des employés ayant le rôle d'Ingénieur aux entreprises membres auxquelles l'Ingénieur senior est attribué.

Pour attribuer un employé à une entreprise membre, dans Ajax PRO Desktop :

1. Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation et allez dans Employés.
2. Trouvez l'employé requis dans la liste.
3. Cliquez sur et sélectionnez Entreprises membres attribuées.
4. Appuyez sur Attribuer à l'entreprise membre ou Modifier dans la fenêtre qui s'ouvre.
5. Sélectionnez les entreprises membres requises.
6. Cliquez sur Enregistrer pour attribuer les entreprises membres.

Lorsqu'un nouvel employé est ajouté à l'entreprise principale, le système permet de l'attribuer aux entreprises membres requises pendant le processus d'ajout.

Une fois un employé attribué à une entreprise membre, il conserve le ou les mêmes rôles que dans l'entreprise principale. Les droits d'accès aux sites de l'entreprise membre pour les employés attribués sont définis dans les paramètres des Droits d'accès de l'entreprise membre.

Un employé attribué à une entreprise membre peut consulter la liste complète des sites de l'entreprise membre, les rechercher et les filtrer, et gérer chaque site selon ses droits d'accès dans l'entreprise membre concernée. Pour plus d'informations, consultez la section Gestion des sites.

Chaque entreprise membre dispose de deux listes d'employés dans le menu Employés de l'application Ajax PRO Desktop. L'onglet Vos employés affiche les employés de l'entreprise membre, tandis que l'onglet Employés de l'entreprise principale affiche les employés affectés à cette entreprise membre. L'onglet Employés de l'entreprise principale affiche les employés en mode lecture seule, car l'entreprise principale les gère.

Une entreprise membre peut ajouter un nouvel employé au niveau de l'entreprise membre même si l'employé a déjà été ajouté à l'entreprise principale et affecté à l'entreprise membre. Dans ce cas, l'employé peut basculer entre l'entreprise principale et l'entreprise membre. L'employé apparaîtra dans les deux listes – Vos employés et Employés de l'entreprise principale – dans le menu Employés.

Gestion des sites

Une organisation permet une gestion centralisée des sites au sein de plusieurs entreprises membres. Les employés de l'entreprise principale peuvent consulter la liste complète des sites de toutes les entreprises membres, effectuer une recherche et les filtrer, ainsi que gérer chaque site en fonction de leurs droits d'accès dans l'entreprise membre concernée. Veuillez noter que les employés de l'entreprise principale ne peuvent accéder qu'aux sites des entreprises membres auxquelles ils sont attribués.

Les sites sont disponibles dans l'onglet Sites d'Ajax PRO Desktop. La colonne Géré par l'entreprise membre indique à quelle entreprise appartient le site.