Organisatie in Ajax PRO Desktop

Dit artikel beschrijft hoe bedrijven worden gegroepeerd in organisaties en hoe dergelijke organisaties functioneren in Ajax PRO Desktop.

Overzicht

Een organisatie is een entiteit die meerdere bedrijven verenigt in één enkele structuur. Het heeft een hoofdkantoor (het hoofdbedrijf) en meerdere dochterondernemingen (afdelingen).

Organisaties bieden een flexibeler en gecentraliseerd beheer van objecten door het mogelijk te maken om toegangsrechten voor elk object binnen de organisatie te verdelen onder de belangrijkste werknemers van het bedrijf.

Functies voor organisaties zijn beschikbaar in de Ajax-apps met de volgende versies of nieuwer:

• Ajax PRO Desktop 5.XX (Windows/macOS)

Kernprincipes

Organisaties in Ajax PRO Desktop werken volgens de principes die hieronder worden beschreven.

Structuur

• Een organisatie bestaat uit één hoofdvestiging (hoofdkantoor) en meerdere eenheden (dochterondernemingen).
• Het hoofdbedrijf kan maximaal 50 eenheden bevatten. Deze limiet kan echter op verzoek worden verhoogd bij de technische ondersteuning van Ajax.
• Elk bedrijf kan deel uitmaken van slechts één organisatie.
• Een organisatie heeft een hiërarchie op twee niveaus: het hoofdbedrijf op het eerste niveau en eenheden op het tweede niveau. Een derde of lager niveau is niet beschikbaar. Dit betekent dat het hoofdbedrijf geen eigen eenheden kan hebben.
• Elk bedrijf dat geen deel uitmaakt van een organisatie of een organisatie heeft verlaten, kan een hoofdbedrijf of een eenheid worden.
• Als een bedrijf het hoofdbedrijf in een organisatie is, kan het geen onderdeel van een andere organisatie worden. Het bedrijf moet eerst de organisatie verlaten om deze wijziging door te voeren.
• Als een bedrijf een onderdeel is van een organisatie, kan het geen onderdeel worden van een andere organisatie of een hoofdbedrijf. Het bedrijf moet eerst de organisatie verlaten om deze wijziging door te voeren.

Afhankelijkheden van het type bedrijfsservice

• De services die door het hoofdbedrijf worden geleverd, zoals alarmbewaking, installatie en onderhoud, of beide, moeten overeenkomen met de services die worden geleverd door alle eenheden binnen de organisatie. Als het hoofdbedrijf bijvoorbeeld beide services levert, kunnen eenheden die elk type service bieden, zoals alarmbewaking, installatie en onderhoud, of beide, deel uitmaken van een dergelijk bedrijf. Als het hoofdbedrijf alleen installatie en onderhoud biedt, kunnen alleen eenheden die installatie en onderhoud bieden deel uitmaken van een dergelijk bedrijf.
• Het hoofdbedrijf kan geen afdelingen uitnodigen als de services die zij leveren niet overeenkomen.
• Een eenheid kan een uitnodiging van het hoofdbedrijf niet accepteren als de services die zij leveren niet overeenkomen. Deze situatie kan zich voordoen als de services zijn gewijzigd nadat de uitnodiging is verzonden.
• Het hoofdbedrijf kan de services die ze leveren niet wijzigen als deze wijziging leidt tot een mismatch met de services die de eenheden leveren.
• Een eenheid kan de services die zij leveren niet wijzigen als deze wijziging leidt tot een mismatch met de services die het hoofdbedrijf levert.
• Als het hoofdbedrijf zowel alarmbewaking als installatie en onderhoud aanbiedt, en een eenheid slechts één type service levert, kan de eenheid beginnen met het aanbieden van beide services. Echter, na deze wijziging kan de eenheid niet meer terugkeren naar het leveren van slechts één service vanwege systeembeperkingen. Een eenheid moet de organisatie verlaten om zo'n verandering aan te brengen.

Bedrijf verwijderen

• Als een bedrijf een deel uitmaakt van een organisatie, hetzij als hoofdbedrijf of als eenheid, kan het niet worden verwijderd. Het bedrijf moet eerst de organisatie verlaten voordat het verwijderd kan worden.

Bewustzijn bij eindgebruikers

Omdat het hoofdbedrijf toegangsrechten heeft tot de objecten van zijn eenheden, zorgt het systeem ervoor dat eindgebruikers altijd worden geïnformeerd wanneer een bedrijf een eenheid is in een organisatie. Het systeem brengt eindgebruikers ook op de hoogte wanneer een bedrijf dat aan het object (de space van de gebruiker) is toegevoegd, een eenheid wordt of de organisatie verlaat.

Alle bedrijven binnen een organisatie hebben het label "Eenheid in een organisatie" in de Ajax-apps. Meer informatie over het hoofdbedrijf is beschikbaar op de informatiepagina van de eenheid.

Het systeem brengt eindgebruikers op de hoogte van de volgende gebeurtenissen:

• Een bewakings- of installatiebedrijf dat services levert voor een object wordt een eenheid binnen de organisatie. Het hoofdbedrijf en haar werknemers hebben ook toegang tot het object.
• Een bewakings- of installatiebedrijf dat een eenheid van de organisatie is, begint met het leveren van services aan het object. Het hoofdbedrijf en haar werknemers hebben ook toegang tot het object.
• Een bewakings- of installatiebedrijf dat services verleent voor een object, verlaat de organisatie. Het hoofdbedrijf en haar werknemers hebben niet langer toegang tot het object.

Organisatiebeheer

Organisatiebeheer wordt uitgevoerd in het menu Organisatie in Ajax PRO Desktop. Dit menu is alleen beschikbaar voor de rol Bedrijfseigenaar. In het menu kunnen bedrijfseigenaren het volgende doen:

• Als eigenaar van het hoofdbedrijf:

  • Stuur uitnodigingen naar bedrijven om zich als eenheid bij de organisatie aan te sluiten

  • Bekijk de lijst met uitgenodigde eenheden

  • Trek uitnodigingen in die nog niet door de eenheden zijn geaccepteerd of afgewezen

  • Bekijk de lijst met bedrijven die zich als eenheid bij de organisatie hebben aangesloten

  • Stuur een verwijderingsverzoek naar de eenheden om de organisatie te verlaten

  • Verwijderverzoeken intrekken die de eenheden nog niet hebben geaccepteerd of afgewezen

• Als eigenaar van een eenheid:

  • Bekijk de lijst met uitnodigingen om als een eenheid lid te worden van de organisatie

  • Accepteer of wijs uitnodigingen af

  • Bekijk informatie over het hoofdbedrijf

  • Bevestig een verwijderingsverzoek om de organisatie te verlaten

Om het menu Organisatie te openen in Ajax PRO Desktop:

1. Log in op de app met het account van een bedrijfseigenaar.
2. Selecteer Bedrijf in de navigatiebalk.
3. Selecteer Organisatie in het navigatiemenu.

Een eenheid toevoegen aan een organisatie

Om een eenheid aan een organisatie toe te voegen, moet het hoofdbedrijf een uitnodiging naar de eenheid sturen en moet de eenheid deze accepteren.

Om een uitnodiging te versturen vanuit het hoofdbedrijf, in Ajax PRO Desktop:

1. Selecteer Bedrijf in de navigatiebalk en ga naar Organisatie.
2. Klik op Eenheid uitnodigen.
3. Voer de bedrijfsnaam of het e-mailadres in het zoekveld in.
4. Selecteer het gewenste bedrijf in de lijst.
5. Klik op Eenheid uitnodigen om een uitnodiging te versturen.

Om een uitnodiging aan de kant van de eenheid te verwerken, in Ajax PRO Desktop:

1. Selecteer Bedrijf in de navigatiebalk en ga naar Organisatie.
2. Selecteer de vereiste uitnodiging uit de lijst.
3. Klik op Lid worden van organisatie om de uitnodiging te accepteren of klik op Uitnodiging afwijzen om deze af te wijzen.

Een eenheid verwijderen uit een organisatie

Om een eenheid uit een organisatie te verwijderen, moet het hoofdbedrijf een verwijderingsverzoek sturen naar de eenheid, en de eenheid moet deze bevestigen.

Om een verwijderingsverzoek vanuit het hoofdbedrijf te sturen in Ajax PRO Desktop:

1. Selecteer Bedrijf in de navigatiebalk en ga naar Organisatie.
2. Selecteer de gewenste eenheid uit de lijst.
3. Klik op Verwijderen uit organisatie en vervolgens op Verwijderen om het verzenden van het verwijderingsverzoek te bevestigen.

Om een verwijderingsverzoek aan de kant van de eenheid te verwerken in Ajax PRO Desktop:

1. Selecteer Bedrijf in de navigatiebalk en ga naar Organisatie.
2. Klik op Verwijdering bevestigen en klik vervolgens op Organisatie verlaten om het verlaten van de organisatie te bevestigen.

Als een verwijderingsverzoek per ongeluk is verzonden, neem dan contact op met het hoofdbedrijf om de details te verduidelijken.

Personeelsbeheer

Voor een organisatie is het mogelijk om werknemers van het hoofdbedrijf toe te wijzen aan meerdere eenheden. Hierdoor kunnen medewerkers alle toegewezen bedrijven en hun objecten vanaf één locatie beheren en openen zonder tussen bedrijven te hoeven wisselen.

Alleen werknemers van het hoofdbedrijf met administratieve rechten kunnen andere werknemers van het hoofdbedrijf toewijzen aan eenheden. Het recht om werknemers toe te wijzen is als volgt verdeeld onder de rollen:

• Bedrijfseigenaar: kan werknemers met elke rol aan elke afdeling toewijzen.
• Hoofdinstallateur: kan alleen medewerkers met de rol Installateur toewijzen aan eenheden waaraan de Hoofdinstallateur is toegewezen.
• Hoofdoperator: kan alleen werknemers met de rol Operator toewijzen aan eenheden waaraan de Hoofdoperator is toegewezen.
• Senior meldkamertechnicus: kan alleen werknemers met de rol Engineer toewijzen aan eenheden waaraan de Senior meldkamertechnicus is toegewezen.

Om een werknemer aan een eenheid toe te wijzen in Ajax PRO Desktop:

1. Selecteer Bedrijf in de navigatiebalk en ga naar Werknemers.
2. Zoek de vereiste werknemer in de lijst.
3. Klik op en selecteer Toegewezen eenheden.
4. Klik op Toewijzen aan eenheid of Bewerken in het venster dat opent.
5. Selecteer de vereiste eenheden.
6. Klik op Opslaan om de eenheden toe te wijzen.

Wanneer een nieuwe werknemer aan een hoofdbedrijf wordt toegevoegd, staat het systeem toe dat deze tijdens het toevoegingsproces aan de vereiste eenheden wordt toegewezen.

Zodra een werknemer aan een eenheid is toegewezen, behoudt deze dezelfde rol(len) als in het hoofdbedrijf. Toegangsrechten tot de objecten van de eenheid voor toegewezen werknemers worden gedefinieerd in de instellingen voor Toegangsrechten van de eenheden.

Een aan een eenheid toegewezen werknemer kan de volledige lijst met objecten van de eenheid bekijken, deze zoeken en filteren, en elk object beheren volgens hun toegangsrechten in de betreffende eenheid. Raadpleeg voor meer informatie het gedeelte Objectbeheer.

Elke eenheid heeft twee lijsten met werknemers in het menu Werknemers in Ajax PRO Desktop. Het tabblad Werknemers toont de werknemers van de eenheid, terwijl het tabblad Werknemers hoofdbedrijf de werknemers toont die aan deze eenheid zijn toegewezen. Het tabblad Werknemers hoofdbedrijf toont werknemers in de modus Alleen-lezen, aangezien het hoofdbedrijf deze beheert.

Een eenheid kan een nieuwe werknemer toevoegen, zelfs als de werknemer al is toegevoegd aan het hoofdbedrijf en is toegewezen aan de eenheid. In dit geval kan de werknemer schakelen tussen het hoofdbedrijf en de eenheid. De werknemer verschijnt in beide lijsten, Uw werknemers en Werknemers hoofdbedrijf, in het menu Werknemers.

Objectbeheer

Een organisatie maakt gecentraliseerd objectbeheer over meerdere eenheden mogelijk. Werknemers van het hoofdbedrijf kunnen de volledige lijst met alle objecten van de eenheden bekijken, deze zoeken en filteren, en elk object beheren volgens hun toegangsrechten in de betreffende eenheid. Houd er rekening mee dat werknemers van het hoofdbedrijf alleen toegang hebben tot de objecten van de eenheden waaraan ze zijn toegewezen.

Objecten zijn beschikbaar in het tabblad Objecten in Ajax PRO Desktop. De kolom Beheerd door eenheid geeft aan bij welk bedrijf het object hoort.